청구서 양식 | 항목 채우는 순서와 세금계산서와 다른 점

청구서 양식에는 청구번호, 청구일, 공급자와 받는 곳, 품목·수량·단가, 합계, 지급기한과 계좌를 넣으면 돼요.
일반 청구서는 세금계산서와 같은 문서가 아니라서, 법정 증빙이 필요한 거래인지 먼저 구분하는 게 좋습니다.

청구서 양식에 넣는 항목은 이 순서로 채우면 돼요

청구서는 받는 사람이 한눈에 얼마를 언제까지 내야 하는지 알 수 있으면 충분해요.
모든 업종에 똑같이 강제되는 단일 서식은 따로 없으니, 거래처 계약서나 내부 회계 규정이 정한 양식이 있으면 그걸 먼저 따릅니다.

청구번호와 청구일 적기나중에 찾기 쉽도록 번호를 붙이고 청구한 날짜를 적어요.

공급자와 받는 곳 적기상호, 대표자, 주소, 연락처를 양쪽 모두 적어요.

품목·수량·단가 적기품목마다 한 줄씩 적고 수량과 단가를 곱한 금액을 옆에 둡니다.

합계와 부가세 적기공급가액, 세액, 합계금액을 나눠서 적으면 받는 쪽이 헷갈리지 않아요.

지급기한과 입금 계좌 적기언제까지 어느 계좌로 보낼지 마지막 줄에 크게 적어요.

청구서는 식당 계산서와 비슷해요. 무엇을 몇 개 시켰는지, 합계가 얼마인지, 어디로 내면 되는지만 분명하면 됩니다.

업무 문서의 짝꿍으로 견적서 양식과 발주서 양식을 같이 맞춰 두면 품목명이 청구서까지 그대로 이어져서 편해요.

청구서와 세금계산서 차이, 법정 증빙이냐 업무 문서냐예요

일반 거래용 청구서와 부가가치세법상 세금계산서는 같은 문서가 아니에요.
법정 세금계산서가 필요한 거래라면 임의로 만든 청구서만으로 대신할 수 있는지 따로 판단해야 합니다.

세금계산서에 꼭 들어가는 항목은 법에 정해져 있어요

부가가치세법 제32조의 필요적 기재사항은 공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일이에요.
법정 서식에는 공급자와 공급받는 자 각각의 상호, 대표자, 사업장 주소, 업태, 종목란도 있습니다.

품목별로 월·일·품목·규격·수량·단가·공급가액·세액·비고란이 있고, 합계금액과 현금·수표·어음·외상미수금 결제 구분도 함께 있어요.
품목과 금액만 적은 간이 청구서는 이 모든 칸을 갖춘 양식과 구별해서 써야 합니다.

법정 종이 세금계산서의 규격은 210mm × 148.5mm로 표시돼 있지만, 이건 그 서식의 규격이에요. 일반 업무용 청구서에 그대로 적용해야 하는 의무 규격은 아닙니다.

서식은 공급자 보관용과 공급받는 자 보관용으로 나뉘어 있어요. 출력하거나 PDF로 보낼 때 어느 쪽 보관본인지 알아볼 수 있게 관리하세요. 거래 증빙을 정리할 때는 내용증명서 양식처럼 기록이 남는 서류와 같이 보관해 두면 편합니다.

부가세 포함 청구 금액 계산, 이렇게 해요

공급가액을 먼저 구하고, 과세 거래라면 세율 10%를 곱해 세액을 구한 뒤 더하면 합계금액이에요.
실제 과세인지 면세인지는 거래마다 확인해야 합니다.

예시 1 · 문구 납품 청구서를 만드는 서윤 씨(가정)품목 A 3개를 개당 20,000원, 품목 B 2개를 개당 15,000원에 납품했다고 가정해요.
공급가액은 3×20,000 + 2×15,000 = 90,000원이고, 과세 거래라면 세액은 9,000원, 청구 합계는 99,000원입니다.

예시 2 · 큰 금액 납품 청구서(가정)공급가액이 1,234,500원인 과세 거래라면 세액은 123,450원이에요.
합계금액은 1,234,500 + 123,450 = 1,357,950원이 됩니다.

공급가액 90,000원99,000원세액 9,000원을 더한 청구 합계

공급가액 1,234,500원1,357,950원세액 123,450원을 더한 청구 합계

청구서 지급기한과 계좌, 날짜로 분명하게 적어요

지급기한은 "14일 이내"처럼 기간으로만 적지 말고 날짜까지 같이 적으면 분쟁이 줄어요.
계좌는 은행, 계좌번호, 예금주를 한 줄로 묶어 두면 받는 쪽이 복사하기 쉽습니다.

예시 3 · 100,000원을 청구하는 도윤 씨(가정)2026년 11월 6일에 청구하고 지급기한을 14일로 정했다면 안내용 지급기한은 2026년 11월 20일이에요.
세금계산서 발급시기는 이와 별개이니, 계약과 거래 조건을 따로 확인합니다.

결제 상태도 한 줄로 적어 두세요. 아직 받기 전이면 "청구", 돈을 받았다면 "입금완료"로 표시해야 같은 청구서가 두 번 돌아다니는 일이 없어요. 거래 내용을 따로 알릴 때는 보고서 양식이나 공문 양식을 쓸 수 있습니다.

홈택스 전자세금계산서 발급, 이것부터 준비해요

홈택스의 계산서·영수증·카드 메뉴에는 건별발급, 수정발급, 반복·복사 발급, 일괄발급, 거래처·품목 관리가 있어요.
손택스 건별발급은 보안카드, 전자(세금)계산서 발급용 인증서, 또는 공급가액 1,000만원 이하 거래의 지문인증으로 안내되니 발급 화면에서 쓸 수 있는 수단을 다시 확인하세요.

국세청은 법인사업자와 직전연도 공급가액 합계가 1억원 이상인 개인사업자를 전자세금계산서 의무발급 대상 기준으로 안내해요.
개인사업자 기준은 2022년 7월 2억원 이상, 2023년 7월 1억원 이상으로 넓어졌습니다. 이건 전자세금계산서 기준이고 모든 일반 청구서에 해당하는 요건은 아니에요.

파일을 만들어 두기만 하고 상대에게 보내지 않았다면 발급이 끝난 게 아니에요. 국세청은 발급을 문서를 작성해 거래상대방에게 전달하는 것까지로 설명합니다.

전자세금계산서는 택배와 같아요. 상자를 포장만 해 두면 끝이 아니라 받는 사람 손에 닿아야 배송 완료입니다.

면세 거래나 개인 거래처는 문서가 달라질 수 있어요

부가가치세가 면제되는 거래에는 전자세금계산서 대신 전자계산서를 쓸 수 있어요.
세금계산서는 공급받는 자의 등록번호가 필요한 기재사항이라서, 거래처가 개인인지 사업자인지에 따라 받아야 하는 정보가 달라집니다.

발급 방법은 표준인증 ERP·ASP 시스템, 국세청 전자(세금)계산서 발급시스템, 현금영수증 발급장치를 이용하는 방식이 있어요.
사업자 유형과 과세 여부에 따라 필요한 증빙이 달라지니 헷갈리면 홈택스 안내나 세무 전문가에게 확인하는 게 안전합니다.

청구서 템플릿을 받을 때는 이용 조건부터 봐요

민간 업체가 올려 둔 엑셀 청구서 템플릿은 항목을 점검하는 참고용으로 좋아요.
예를 들어 한 업체의 한국어 인보이스 템플릿에는 회사명, 주소, 청구 대상, 지급조건, 지급기한, 품목, 수량, 단가, 소계, 세금, 합계, 미지급액 라벨이 들어 있어요.

무료로 받을 수 있어도 라이선스가 개인 사용으로 제한된 템플릿이 있어요. 거래처에 나눠 주거나 내부 서식으로 재배포하기 전에 제공처 이용 조건을 확인하세요. 별도 프로그램이 있어야 열리는 템플릿인지도 받기 전에 살펴보면 좋습니다.

민간 템플릿은 법정 세금계산서 서식이 아니라는 점도 기억하세요. 사람을 쓰는 계약은 근로계약서 양식처럼 서식이 따로 있는 문서와 구분해서 관리하면 헷갈리지 않아요.

자주 묻는 질문

청구서 양식에는 어떤 항목을 넣어야 하나요?

청구번호, 청구일, 공급자와 받는 곳, 품목·수량·단가, 합계금액, 지급기한과 입금 계좌를 넣으면 돼요. 결제 전인지 입금 완료인지 상태 표시도 한 줄 넣어 두세요.

청구서와 세금계산서는 같은 문서인가요?

아니에요. 청구서는 지급을 요청하는 업무 문서이고, 세금계산서는 부가가치세법에 따른 증빙이에요. 임의로 만든 청구서가 세금계산서를 대신할 수 있는지는 따로 확인해야 합니다.

공급가액 90,000원이면 청구 합계는 얼마인가요?

과세 거래이고 부가가치세 10%가 붙는다고 가정하면 세액 9,000원, 합계 99,000원이에요. 면세 거래라면 세액이 없으니 거래별로 먼저 확인하세요.

거래처가 개인이어도 세금계산서를 발급할 수 있나요?

세금계산서에는 공급받는 자의 등록번호가 필요한 기재사항이에요. 거래처가 개인인지 사업자인지, 어떤 증빙이 필요한지는 홈택스 안내나 세무 전문가에게 확인하는 게 안전합니다.

면세 거래에는 어떤 문서를 쓰나요?

전자세금계산서 대신 전자계산서를 쓸 수 있어요. 부가가치세가 면제되는 거래에 대해 전자적 방법으로 발급하는 계산서입니다.

청구 전후에 같이 준비하는 서류 바로 이어서 보기

청구서를 보내기 전에 계약과 거래 조건이 정리돼 있으면 수정할 일이 줄어요.
아래 서류도 거래 때 자주 함께 쓰입니다.