엑셀 드롭다운 | 데이터 유효성 검사로 목록 만들고 고치고 지우는 법

엑셀 드롭다운은 데이터 유효성 검사에서 허용을 '목록'으로 바꾸고 원본을 지정하면 바로 만들어져요.
항목을 늘리거나 고치는 방법은 원본이 쉼표 입력인지, 셀 범위인지에 따라 달라지고, 지울 때는 '모두 지우기'를 씁니다.

엑셀 드롭다운이란, 셀에서 항목을 골라 입력하는 기능이에요

엑셀 드롭다운은 셀을 누르면 화살표가 생기고, 미리 정해 둔 항목 중에서 골라 넣게 해 주는 기능이에요.
같은 값을 사람마다 다르게 적는 일이 줄어서 집계와 필터가 훨씬 깔끔해집니다.

식당의 주문 태블릿과 같아요. 손님이 메뉴 이름을 직접 쓰지 않고 화면의 메뉴를 눌러 고르니 '김치찌개', '김치 찌개', '김치찌게'처럼 제각각 적힐 일이 없죠.

이 기능의 정식 이름은 데이터 유효성 검사예요.
허용할 값을 목록으로 제한하는 방식이라, 목록에 없는 값을 막는 용도로도 쓰입니다. 만든 뒤에 표를 정리할 때는 엑셀 필터 설정과 함께 쓰면 편해요.

엑셀 드롭다운 목록 만들기, 원본 입력부터 시작해요

Windows PC 기준으로 먼저 목록에 들어갈 항목을 시트에 적어 두세요.
한 열이나 한 행에 빈 셀 없이 적어야 하고, 표의 머리글 셀은 선택지가 되지 않도록 범위에서 뺍니다.

원본 항목 적기예를 들어 F2부터 F5까지 '영업', '개발', '인사', '재무'를 한 칸씩 적어요.

드롭다운을 넣을 셀 고르기목록을 쓸 셀을 하나 또는 여러 개 선택해요.

데이터 유효성 검사 열기데이터 탭에서 데이터 유효성 검사를 눌러요.

허용을 목록으로 바꾸기설정 탭의 허용 칸에서 '목록'을 고릅니다.

원본 지정하고 확인원본 상자를 눌러 F2:F5를 드래그하고 확인을 누르면 끝이에요.

항목이 몇 개 안 되면 원본 상자에 영업,개발,인사처럼 쉼표로 구분해 직접 넣어도 됩니다.
자세한 화면 순서는 엑셀 드롭다운 만들기에 단계별로 정리해 두었어요.

예시 1 · 부서 칸을 통일하려는 지은 씨 (가정)부서 칸에 사람마다 '영업팀', '영업', '영업부'로 적어서 집계가 갈렸어요.
원본을 영업,개발,인사로 직접 넣으면 선택지는 3개가 되고, 이제 셋 중 하나만 고를 수 있어 집계가 한 번에 맞습니다.

엑셀 드롭다운 항목 추가, 원본 종류부터 확인해요

항목을 더하려면 먼저 그 셀의 데이터 유효성 검사를 열어 원본 상자에 무엇이 들어 있는지 보세요.
쉼표로 직접 쓴 목록인지, 셀 범위인지, 이름을 붙인 범위인지에 따라 고치는 곳이 달라요.

쉼표로 직접 입력한 목록원본 상자에서 수정항목 사이는 쉼표로 나누고, 쉼표 뒤에 공백은 넣지 않아요

셀 범위원본 셀에서 수정항목 수가 달라지면 원본 범위를 다시 지정해요

엑셀 표(Table)행만 추가·삭제표를 원본으로 쓴 드롭다운은 목록이 자동으로 갱신돼요

이름 정의 범위이름 범위 자체를 수정데스크톱 엑셀에서 바꿔야 해요

예시 2 · 항목이 늘어난 민수 씨 (가정)A2:A5의 4개 항목을 원본으로 썼는데 A6에 '재무'를 더했어요.
이때는 원본을 $A$2:$A$6으로 다시 지정해야 5개가 모두 보입니다. 쉼표 입력 목록이었다면 원본 상자를 영업,개발,인사,재무로 고치면 돼요.

항목이 자주 바뀐다면 원본을 표로 만들어 두는 게 가장 편해요.
행을 추가하거나 지울 때마다 범위를 다시 잡을 필요가 없어서 엑셀 드롭다운 수정 작업이 거의 사라집니다.

엑셀 드롭다운 수정, 같은 설정 셀에 한꺼번에 반영해요

수정할 때는 바꾼 내용을 같은 드롭다운이 걸린 다른 셀에도 적용할 수 있어요.
설정 탭 아래의 '변경 내용을 설정이 같은 모든 셀에 적용' 확인란을 켜고 확인을 누르면 됩니다.

드롭다운 셀 선택수정할 드롭다운이 있는 셀 하나를 눌러요.

데이터 유효성 검사 열기데이터 탭에서 데이터 유효성 검사를 눌러 원본을 확인해요.

항목 고치기원본 종류에 맞게 항목을 더하거나 빼요.

같은 설정 셀에 함께 적용'변경 내용을 설정이 같은 모든 셀에 적용'을 켜고 확인해요.

드롭다운이 어느 셀에 걸려 있는지 모르겠다면 홈 탭의 찾기 및 선택에서 데이터 유효성 검사를 고르세요.
적용된 셀만 한 번에 골라 주니 찾는 시간이 줄어요. 자세한 방법은 엑셀 드롭다운 수정 글에서 볼 수 있어요.

시트가 보호돼 있거나 통합 문서가 공유 상태이면 설정을 바꾸지 못할 수 있어요. 이럴 땐 먼저 엑셀 시트 보호 해제 방법으로 보호를 풀거나 공유를 멈춘 뒤 다시 시도하세요.

엑셀 드롭다운 삭제, 모두 지우기를 눌러요

드롭다운을 없애려면 선택지를 지우는 게 아니라 그 셀의 데이터 유효성 검사를 지워야 해요.
셀을 선택하고 데이터 유효성 검사 설정에서 '모두 지우기'를 누른 뒤 확인을 누르면 됩니다.

떨어져 있는 여러 셀은 Ctrl 키를 누른 채 하나씩 눌러 고른 다음 같은 방법으로 지워요.
셀에 이미 들어 있던 값은 그대로 남으니 안심해도 됩니다. 순서 그림이 필요하면 엑셀 드롭다운 삭제를 열어 보세요.

예시 3 · 양식을 새로 만드는 하윤 씨 (가정)작년 양식의 B열 드롭다운이 필요 없어졌어요.
항목이 적힌 F열을 지우면 화살표는 그대로 남아요. B열 셀을 선택해 모두 지우기를 눌러야 화살표가 사라집니다.

엑셀 드롭다운 화살표가 안 보일 때 이렇게 확인해요

드롭다운 화살표가 안 나오면 먼저 데이터 유효성 검사 설정에서 '셀 내 드롭다운' 확인란이 켜져 있는지 보세요.
이 칸이 꺼져 있으면 목록은 걸려 있어도 셀 옆에 화살표가 표시되지 않아요.

화살표가 없어요셀 내 드롭다운 켜기설정 탭의 확인란을 선택하고 확인해요

항목이 잘려 보여요열 너비 넓히기목록 폭은 해당 셀의 열 너비를 따라가요

설정을 못 바꿔요보호·공유 확인시트 보호나 통합 문서 공유 상태를 먼저 풀어요

데이터 유효성 검사가 아예 작동하지 않는다면 계산 옵션이 수동으로 되어 있는지도 확인해 보세요.
수식으로 값을 계산하는 시트라면 엑셀 함수를 함께 익혀 두면 원인을 찾기 쉬워요.

목록 밖 값 막기와 입력 메시지, 오류 메시지 탭에서 정해요

목록에 없는 값을 못 넣게 하려면 오류 메시지 탭의 스타일을 '중지'로 두세요.
'정보'와 '경고'는 안내만 띄우고 입력 자체는 막지 않아요.

셀을 누를 때 나타나는 입력 메시지도 정할 수 있어요.
제목과 메시지를 합쳐 최대 225자까지 쓸 수 있으니 '목록에서 선택하세요'처럼 짧게 적는 게 읽기 좋습니다.

직접 입력할 때는 오류 메시지가 뜨지만, 복사하거나 채우기로 넣은 값에는 메시지가 안 나올 수 있어요. 이미 값이 들어 있던 셀에 나중에 목록을 걸면 기존 값은 자동으로 걸러지지 않아서, 잘못된 데이터 표시로 한 번 확인하세요.

체크 표시로 입력받고 싶다면 목록 대신 엑셀 체크박스 만들기 방법이 더 잘 맞아요.
선택지가 많은 항목은 드롭다운, 예·아니오 같은 두 가지는 체크박스로 나누면 양식이 깔끔해집니다.

웹용 엑셀과 구버전 파일에서 드롭다운 쓸 때 알아 둘 점

웹용 엑셀에서는 원본을 직접 입력해 만든 드롭다운만 편집할 수 있어요.
셀 범위나 이름 범위가 원본인 목록은 수정에 제한이 있으니 데스크톱 엑셀에서 여세요.

구형 엑셀 97-2003 호환 모드로 저장할 파일은 데이터 유효성 검사 수식을 255자 이하로 유지하세요.
더 길면 수식이 잘려 편집할 수 없을 수 있어요. 직접 입력한 목록은 구분자까지 합쳐 256자가 한계라서, 긴 목록은 셀 범위를 원본으로 쓰는 편이 안전합니다.

예시 4 · 원본 시트를 숨기고 싶은 서연 씨 (가정)다른 시트에 항목을 모아 두었는데 팀원이 실수로 고칠까 걱정돼요.
원본이 있는 시트를 숨기고 보호해 두면 목록은 쓰면서 항목은 건드리지 못하게 막을 수 있습니다.

자주 묻는 질문

엑셀 드롭다운은 어디서 만드나요?

셀을 고른 뒤 데이터 탭의 데이터 유효성 검사를 열어요. 허용에서 목록을 고르고 원본에 항목 범위를 지정하면 됩니다.

엑셀 드롭다운 항목 추가는 어떻게 하나요?

원본이 쉼표로 직접 입력한 목록이면 원본 상자에 항목을 더하고, 셀 범위면 원본 셀에 항목을 넣은 뒤 범위를 다시 지정해요. 표로 만든 목록은 행만 추가하면 자동으로 늘어납니다.

드롭다운 화살표가 안 보여요.

데이터 유효성 검사 설정에서 '셀 내 드롭다운' 확인란이 켜져 있는지 보세요. 꺼져 있으면 셀 옆에 화살표가 나오지 않습니다.

목록에 없는 값을 입력하지 못하게 하려면요?

오류 메시지 탭에서 스타일을 '중지'로 두세요. '정보'나 '경고'는 안내만 하고 입력은 막지 않아요.

엑셀 드롭다운 목록을 지우면 입력한 값도 사라지나요?

아니요. 데이터 유효성 검사에서 '모두 지우기'를 누르면 목록 기능만 없어지고 셀에 들어 있던 값은 남아요.

엑셀 드롭다운 다음에 이어서 보면 좋은 기능

드롭다운으로 입력을 통일했다면 이제 값을 찾고 계산하는 단계로 넘어갈 수 있어요.
함수와 단축키를 함께 익히면 표 작업이 훨씬 빨라집니다.